Sayın Yayep İcra Üyeleri;
Başkanlığımız icra yardım masasına telefon, olay talebi,e-posta yada düzeltme talep formu ile gelen “Sıkça Sorulan Sorular” ve cevapları aşağıda belirtilmiştir.
Benzer durumlarla karşılaştığınızda verilen cevaplar doğrultusunda hareket ederek, sorununuza kaynağında çözüm bularak yardım masası süreci asgariye indirgenmiş olacaktır.
Bilgilerinize sunar iyi çalışmalar dileriz.
1-Ay içinde yaptığım haciz işlemlerine dair alınan “Personel Bazlı Haciz Bildirim Raporunu” alamıyorum, rapor aldığımda boş çıkıyor. UYAP Bilişim Sisteminde unvan bilgileriniz boş ise ilgili rapor boş çıkmaktadır. Çünkü raporda unvan bilgilerinizde yer almaktadır.
ÇÖZÜM: UYAP taki unvan bilgileri PGM Merkez Taşra Atama Bürosunca girilmektedir. Kullanıcı tarafından İlgili birimle irtibata geçip unvan bilginizin UYAP a işlenmesini, UYAP ta unvan bilgisi boş olduğu için yapılan işlemlerde sıkıntı ile karşılaşıldığının bildirilmesi gerekmektedir. (Aralık yüklemesi ile sorunun çözümü için yazılım çalışması yapılmaktadır.)
2-Talimat dosyasında para var, reddiyat yapıp ilgili kişi yada icra dairesine parayı göndereceğim ancak reddiyat ekranına ilgili tahsilat yansımıyor yada döviz kur bilgileri girilmemiş uyarısı çıkıyor.
ÇÖZÜM: Talimat alacak bilgsinde TL. cinsinden bir para birimi girilmiş ise sistem taraf/tahsilat/reddiyat ilişkisini kuramadığı için tahsilat bilgisini reddiyat ekranına yansıtmıyor.
Genel İşlemler (İcra) / Talimat İşlemleri / Dışarıdan Gelen Talimatın Güncellenmesi ekranından “borç meblağı” nun TL. olarak seçilmesi gerekmektedir. Bu işlem yapıldıktan sonra Esas daire dosya bul işlemi yapılsın dendiğinde panelde bulunan “Esas Dosya Numarası” ndan sonra “Dosya Bul” işlemi yapılarak dosya bilgileri güncellenip “Kaydet” işlemi yapıldığında belirtilen uyarıya takılmayarak ilgili tahsilat reddiyat ekranına yansıyacaktır. Kullanıcı tarafından ekseriyetle para birimi TL. yerine TRL nin seçilmesinden ötürü talimat dosyalarına yönelik bu durumla karşılaşılmaktadır.
3-Esas dosyasında para var, reddiyat yapıp ilgili kişi yada icra dairesine parayı göndereceğim ancak reddiyat ekranına ilgili tahsilat yansımıyor yada döviz kur bilgileri girilmemiş uyarısı çıkıyor.
ÇÖZÜM: Dövizli takiplerde alacak kalemi girişi yapıldığında ekranda da görüldüğü üzere döviz kurunun sistem tarafından “Takip tarihi itibarıyla mı?” yoksa “Fiili Ödeme Tarihi itibarıyla mı?” dikkate alınmasına dair seçim yapılması gerekmektedir. Alacaklı takip açılışında bu durumu bildirmelidir. Kullanıcı bunu seçmeksizin geçmiş dönemde takibi açmış ise bu ilişki kurulmadığı için dosyadaki tahsilatın taraf/borç ilişkisi/döviz kuru bağlantısını sistem yapamayacağı için reddiyat ekranına tahsilatı yansıtmamaktadır. Alacak kalemi güncelleme ekranından ilgili alacak kalemleri seçilerek bu seçeneklerden birisinin işaretlenmesi kullanıcı tarafından yapılmalıdır. Bu işlemden sonra reddiyat ekranına yansır.
Reddiyat ekranına yansımaması halinde “Toplu Reddiyat Ekranından da ilgili tahsilatın reddiyatı yapılabileceğinden o ekran üzerinden de işlem yapılıp yapılamadığı kontrol edilerek işlem yapılabilir.
4-Dosyadan evrak hazırlayamıyorum, evrak hazırladığımda “Gerçekleştirdiğiniz İşlemde Hata Oluştu” diyor.
Dosyada mükerrer taraf var ise aynı TC.ile kişi birden fazla kaydedilmiş ise evrak hazırlamada belirtilen uyarı çıkmaktadır.
ÇÖZÜM: Dosyadaki mükerrer tarafın silinmesi yada durumunun pasif hale getirilmesi gerekmektedir. Taraf ile ilişkilendirilmiş alacak kalemi var ise silinemez.
Taraf üzerinden yatırılmış harç, tahsilat, reddiyat gibi işlem varsa taraf silinemez böyle durumda durumunu pasife çekmeleri gerekmektedir.
Tarafın üzerinden makbuz kesilmemiş ise alacak kalemi ilişkisi kaldırılıp tarafı kullanıcı silebilir.
Alacak kalemi güncelleme işlemi : Dosya İşlem / Alacak Kalemi Güncelleme ekranından ilgili kişi üzerindeki tik kaldırılarak yapılabilir.
Tarafın pasif hale getirilmesi işlemi de Dosya İşlem / Dosya Taraf Bilgilerinin Güncellenmesi ekranından yapılabilir.
5-UYAP üzerinden e-tebligat hazırlamak istediğimde “5 gün içinde e-tebligat ücreti ödenmemiş tebligatınız var” uyarısı çıkıyor benim ödemesini
yapmadığım tebligat ücreti yoktur.
ÇÖZÜM: Genel İşlemler (İcra) / Tebligat İşlemleri / Posta Tevdi Liste İşlemleri ekranından “Yeni Liste Oluşturma” alanından geçmişe yönelik gönderi tipi “E-Tebligat” olan gönderiler sorgulanmalıdır. Birimde hazırlandığı halde listesi oluşturulmamış ve ücreti ödenmemiş e-tebligat varmıdır.
Kullanıcı derseki hazırladığım tüm e-tebligatların ücretini PTT ye yatırdım borcum yok. O zaman Posta Tevzi Liste İşlemleri ekranındaki gönderi tipi “elektronik tebligat” seçili geçmişe yönelik listeler kontrol edilecek, ekrandaki “ödendi” bilgisi olmayan liste var mı o sorulacak. Kullanıcı hazırladığı ve ödemesini yaptığı e-tebligat listesine rağmen bu ekranda ödendi şeklinde görülmeyen referans listesine dair PTT ye referans numarası ile yaptığı havale/eft işlemine dair dekont ile birlikte <mailto:pttkep@ptt.gov.tr> pttkep@ptt.gov.tr adresine e-posta atmalı ve birim adı, ekteki görüntüden anlaşıldığı üzere ilgili referans numarası ile ödeme yapıldığı halde halen ödendi bilgisi görülmediği için e-tebligat hazırlayamadığı bu nedenle dekonttaki referans listesinin durumunun ödendi olarak işaretlenmesini istemeli.
6-Dairemizdeki ihaleye E-Satış portalından kişi teminat yatırmış, ihale teminat yatıran kişi üzerinde kalmadı, Haciz & Mal & Satış / Haciz, Mal ve Satış İşlemleri, Teminat/Teklif İşlemleri ekran adımından ilgili kişiyi seçip teminatını iade ettik, teminat tutarı hesabımızdan çıktı, ancak sistem tarafından bu işleme dair kesmesi gereken reddiyat makbuzunun kesmediğini gördük, para çıkışına istinaden reddiyat çıkışı olmadığından ötürü kasamız fazla veriyor ne yapabiliriz?
ÇÖZÜM: Teminat / Teklif İşlemleri ekran adımından ilgili kişiye teminat iadesi yapıldığında para çıkışı ile birlikte eş zamanlı olarak reddiyat makbuzu da otomatik olarak oluşmaktadır. Ancak sistemsel anlık sıkıntılardan ötürü reddiyat işleminin yapılamaması durumunda teminat yatıran kişiyi dosyaya ihale katılımcısı olarak ekleyerek (bu kişiyi dosyaya taraf olarak eklediğinizde reddiyat ekranına bu kimsenin yatırtığı teminata dair tahsilat bilgisi yansır) reddiyat ekranından ıbansız olarak reddiyat makbuzu düzenlenmesi gerekmektedir. Sistem tarafından yapılamayan reddiyat işlemi böylelikle manuel olarak yapılarak kasa banka hesapları arasındaki çelişki ortadan kalkmış olacaktır. Bu işleme dair de dosyaya tensip düzenleyerek durumu tutanağa alabilirsiniz.
7-Birime gelen işlerin genel olarak düşeceği rolün değiştirilmesi nasıl yapılmaktadır.
ÇÖZÜM : Birime gelen tüm işlerin sadece bir kişiye düşmesi gibi genel bir tanımlama bulunmamaktadır. Evrak karşılayıcısı olarak rol tanımlaması yapılabilir. Birime gelecek işlerin müdür, müdür yardımcısı yada memura düşmesine dair ilgili role dair genel tanımlama yapılmaktadır. İşlerin düştüğü rolün genel olarak değiştirilmesi isteniyorsa, yardım masasına olay talebi açarak yada e-posta ile (yardimmasasi@adalet.gov.tr <mailto:yardimmasasi@adalet.gov.tr> ) adresine ……. biriminde gelen işler …… Şu role düşmekte iken bundan sonra …….. Role düşmesine dair tanımlama yapılmasının istenmesi gerekmektedir. Ayrıca 27/05/2016 tarihli yükleme duyurusunda birime gelen işlerin birim amiri tarafından işlem türü bakımından kişi yada role düşmesine dair tanımlama imkanı getirilmiştir. Buna dair açıklama aşağıda belirtilmiştir.
Evrak / Gelen Evrak İş Akışı Kural Tanımlama ekranı oluşturuldu. Bu ekran ile birime gelen işlerin sadece bir rol yerine kişi ve rol bazında ve geldiği yere göre dahi ayrımının yapılabilmesi sağlandı. Birime gelen
evraklarda öncelikle bu tanımlama ekranında bir tanımlama var ise evrak o kişi/role düşecek, şayet o iş tipi için tanımlama yok ise mevcut evrak karşılayıcısı role o iş düşecek.
Ekranın İşleyişi: “Seçili İş Akış Kuralı Bilgileri” panelinden “İş Ara” özelliği ile açılacak pencereden kişi/rol seçimi yapılarak “iş listesini doldur” seçeneği ile o rol/kişi üzerindeki işler ekrana dökülecek “Sorguya
Devam Et” seçeneği ile üzerindeki işlerin görünmesine devam edecek, gelen işlerden “Seç” işlemi ile seçim yapılacak, ilgili işe dair” Gönderen Birim”, “Gönderen Evrak Türü” “Gelen Evrak Türü” alanları dolacak, ekran üzerindeki sağ panelden o seçili işin bundan sonrası için hangi kişi/role düşmesi isteniyorsa ona dair seçim yapılacak “Kaydet” seçeneği ile işlem yapılarak tanımlama işlemi gerçekleştirilecek, o evrak mahiyetinde gelen işler tanımlı o kişi yada role düşecek, UYAP içi evrak gönderimleri için “Gönderen Birim” bazında da ekranda tanımlama imkanı bulunmaktadır. İş listesindeki iş seçildikten sonra “Gönderen Birim” ilgili combodan boşa çekilirse o mahiyetteki işler sonraki süreçte tanımlı kişi/role düşecek şayet “”Gönderen Birim” boşa çekilmez ise o gönderen birimden o evrak türündeki işler tanımlı role düşecek farklı bir birimden aynı evrak türünde gelen iş yine birimdekievrak karşılayıcısı role düşecek.
8- Birimime ait vergi dairesi adı ve vergi numaraları raporlarda görünmüyor?
ÇÖZÜM: Biriminize ait vergi dairesi adı ve vergi numarasını <mailto:yardimmasasi@adalet.gov.tr> yardimmasasi@adalet.gov.tr adresine mail atmanız halinde tanımlama yapılacaktır. Birim adı, vergi dairesi adı, vergi numarası bilgilerinin eksiksiz olması gerekmektedir.
9- Nafaka dosyası hesabını güncellemeye çalışıyorum ancak “takibin mahiyetini nafaka olarak güncelleyiniz diye uyarı veriyor” ne yapmam gerekiyor?
ÇÖZÜM : Dosya işlem / Dosya Güncelleme ekranından takibin mahiyeti alanındaki “nafaka” seçeneğine tik atıp dosya güncellendikten sonra nafaka hesabındaki güncellemeye dair uyarıya takılmayacaktır. (veri ambarı projesi kapsamında nafaka dosya sayılarının tespitine yönelik çalışmaya esas olmak üzere eski dosyalardaki nafaka hesabı güncellemesinde buna dair kontrol konuldu, ilgili tik atıldıktan sonra böyle bir uyarıya takılmayacaktır.)
10-İcra dosyasını sehven açtık, dosya iptali menüsü kalkmış ne yapacağız?
ÇÖZÜM: Açılmış olan bir dosyanın iptali işlemi yapılmamaktadır. Geçmiş dönemde kullanıcılar tarafından içinde makbuz olmayan dosyalar iptal edilebiliyordu. Ancak Mayıs 2016 yüklemesi ile bu kaldırıldı. Sehven açıldıysa takip kullanıcı ona göre tensip düzenleyip dosyasını kapatabilir. Alacağı karar doğrultusunca da dosyadaki tarafı, alacak kalemini silebilir. Dosya sistemde olacağı için yaptığı her iş böylelikle görülmüş olacaktır.
11-UYAP-POLNET entegrasyonu kapsamında konulan haczi kaldıramıyorum?
ÇÖZÜM: UYAP-EGM entegrasyonu kapsamında 15.05.2009 tarihinde UYAP üzerinden konulan mahrumiyetler sistem üzerinden elektronik ortamda kaldırılabilmektedir. Ancak bu dönem öncesinde fiziki yazışma ile konulan hacizlerin kaldırılması işlemi yine yazışma ile yapılmalıdır. Takyidatta zaten mahrumiyeti koyan biriminde UYAP tan konulan mahrumiyetlerde Adalet Bakanlığı yazmaktadır. Fiziki olarak konulan mahrumiyetlerde ise EGM, EGM-Adalet Bakanlığı, yazmaktadır. UYAP tan konulduğu halde UYAP tan kaldırılamayan geçmiş dönem mahrumiyetlerinin kaldırılması için ilgili dosyadan UYAP Düzeltme Talep Formu gönderilmesi gerekmektedir. Bu talepler Düzeltme Ekranından yardım masasınca yapılabilmektedir.
12-Mahrumiyet Eklemeye yada Kaldırmaya çalışıyorum 1 nolu hata uyarısı alıyorum
ÇÖZÜM: Mahrumiyet ekleme ve kaldırma açıklama alanında farklı karakterler kullanılması yada açıklama alanının uzun girilmesi halinde doğrudan EGM den bu yönde uyarı çıkmakta ve işlem yapılamamktadır. Açıklama alanına girilen karakterler ve açıklama gözden geçirilerek yeniden işlem yapılabilir.
13-Haciz Bildirim ekranında işlemi yapan ancak şuan için birimden ayrılan (istifa, nakil, kurum değişikliği vs.) personele dair haciz bildirimi işlemi yapamıyoruz.
ÇÖZÜM: Haciz bildirim ekranındaki personel seçiminde aktif personel bilgileri gelmektedir. İlgili personelin Adalet Bakanlığı ile ilişiğinin kesilmesi durumunda ilgili ekrandaki sorguya yansımayacaktır. Bu durumda olanlar için haciz bildirim işlemi idari işlere manuel bildirilerek işlem yapılabilir.
14-Dosyayı yenilemeye çalıştığımızda hata alıyoruz.
ÇÖZÜM: Dosyada mükerrer taraf olup olmadığını kontrol ediniz. TC.kimlik numarası ile aynı kişi dosyaya birden aynı sıfatla eklenmiş ise (ekranda buna dair kontroller var ancak geçmiş dönemde kontrole takılmayan yada öncesi döneme ait dosyalarda) yenileme işleminde hata alınır. Tarafın birinin silinmesi yada durumunun pasife çekilmesi halinde yenileme işlemi yapılabilir.
15-Yayepicra mail grubuna üye olmak istiyorum, yada mail grubundan üyelikten çıkmak istiyorum ne yapmam gerekiyor?
ÇÖZÜM: <mailto:uyelik@adalet.gov.tr> uyelik@adalet.gov.tr, adresine e-posta atarak, ad, soyad, sicil bildirerek ……. mail grubuna üye olmak istiyorum yada ……… mail grubundaki üyelikten çıkmak istiyorum diye e-posta içeriğinde belirtilmesi gerekiyor.
16-Geçmiş yıllara dair aldığımız adis 19 formları, derdest rakamları ile şimdi aldığımız o yıla dair raporlardaki rakamlar tutmuyor ne yapmamız gerekiyor?
* Geçmiş yıllarda alınan fiziki derdest listeleri (fiziki çıktı alınmışsa o dönem için onunla yada bilgisayara o dönem ilgili rapor kaydedilmiş ise o rapor) ile şuan için alınan o döneme dair derdest listesi
raporu alınır. İki rapor arasında o dönem olan şimdi olmayan dosya tesbit edilerk dosyanın durum bilgileri kontrol edilir. Çelişkili durum dosya güncelleme ekranından giderilir.
* Ayrıca Raporlar / Dosya İşlemleri Kontrol Listeleri (icra) ekranında bulunan “İş Cetveli Hatalı Daireler ve Dosyalar -1, İş Cetveli Hatalı Daireler ve Dosyalar 2, İlamlı&ilamsız bilgisi boş olan dosyalar,
Kapalı Fakat Kapatma Tipi Boş Olan Dosyalar, Kapanış Tarihi Boş Kapalı Dosyalar, Dosya Açılış Tarihleriyle Dosya Numaraları Tutarsız Dosyalar, Açılış Tarihi Kapanış Tarihinden Büyük Olan Dosyalar, Yenilenen Dosyanın Eski Dosya Nosuna Sahip Olan Dosyalar, Açılış Tarihi Büyük Dosyalar, Dosya Numarası Küçük Dosyalar Listesi, Dosya Yılı Hatalı Dosyalar raporları geçmiş yıllara doğru sorgulanarak yapılan sorgu sonucunda gelen dosya var ise o dosyanın durum bilgilerinin kontrol edilerek doğru bilgiler ile güncellenmesi sağlanmalıdır.
* Devir bilgilerinin bozulması, ekseriyetle UYAP öncesi döneme ait dosyaların “Sistemde Olmayan Dosyaların Sisteme Girilmesi” ekranı ile UYAP a kaydı ile bu dosyaya dair açılış tarihi, dosya yıl bilgilerinin fiziki durum ile çelişir şekilde girilmesi yada bu dosyaların kapanış tarihinin o birimin UYAP a geçiş döneminden önceki bir tarihin (fiziki dosyanın kapanış tarihi baz alınarak) girilmesi gerekirken hatalı bir tarihin girilmesinden kaynaklanmaktadır. Bu hatanın hangi dosyadan kaynaklandığının tesbiti için ise yine Raporlar / Dosya İşlemleri Kontrol Listeleri (icra) ekranında bulunan “Sisteme Sonradan Kaydı Yapılan Eski İcra ve Talimat Dosayalarının Listesi” raporu çalıştırılmalıdır. Alınacak rapordaki dosyaların durum bilgilerinin kontrol edilerek hatalı olan verinin (açılış tarihi, kapanış tarihi vs.) düzeltilmesi gerekmektedir.
17- Dosya durum bilgilerindeki dosyanın kapanış tarihi UYAP ta fiziki durumdan olduğundan farklı görünüyor, kapanış tarihinin ….. tarih olarak değiştirilmesi işlemini nasıl yapacağım, “Dosya Güncelleme” ekranında ilgili alana müdahale edemiyorum.
ÇÖZÜM: Dosya güncelleme ekranından değiştirilemeyen alanlar için ilgili dosya üzerinden Evrak / Düzeltme Talep Formu gönderilerek, kullanıcı tarafından güncellemesi yapılamayan alanın yardım masası tarafından değiştirilebilmesi için UYAP Düzeltme Talep Formu gönderilmesi gerekmektedir.
18- İş Cetveli Raporunda İş Cetveli ile, Derdest Dosyaların Yıllara Göre Dağılımı arasında fark var, üstteki dosya sayısı ile, alttaki dosyaların dağılımı farklı sonuç veriyor. Neden olabilir?
ÇÖZÜM: Rapordaki üst kısım ve alt taraftaki dağılım arasındaki tutarsızlık yaratan dosyanın tesbiti için Raporlar / Dosya İşlemleri Kontrol Listesinde bulunan raporların kontrolü ile üst panelde olmayan yada olduğu halde alt paneldeki dağılıma dahil edilmeyen dosyanın tesbit edilememesi durumunda yardım masasına Evrak / Düzetme Talep Formu ekranı üzerinden UYAP Düzeltme Talep Formu gönderilerek iş cetveli raporundaki alt üst raporları arasındaki tutarsızlığın tesbiti için talepte bulunulması gerekmektedir.
19- UYAP üzerinden online talimat gönderdiğimiz zaman dosyamızda kalan talimat evrakının durumu “Evrak İş Akışı İptal Edildi” şeklinde görünmektedir. Talimat işi karşı birime düşmedi mi?
UYAP üzerinden hazırlanan online talimat evraklarının alıcı birime gönderilmesinde, onların iş listesine “online talimat” işi olarak düşmesinde ve o birimde dosyanın tevzi edilerek açılmasında herhangi bir sıkıntı bulunmamaktadır. Ancak talimat evraklarının gönderilmesi ile birlikte, dosyada kalan ilgili talimat evrakında belirtildiği şekilde, durumunun “Evrak İş Akışı İptal Edildi” şeklini aldığı görülmekle, işleyişe etkisi olmadığı halde evrak durumundan ötürü tereddüt oluşturan sorunun çözümü için yazılım çalışması yapılarak ilk yüklemede bu hata giderilecektir.
Gönderilen talimat işinin akıbetini Genel İşlemler (İcra) / Talimat İşlemleri / Genel Talimat Gönderme İşlemleri ekranındaki “Talimat Belirle /Ekle” butonu ile açılan paneldeki gönderilen birim alanından takip edebilirsiniz. Gönderilen talimatın tevzi bürosunda mı, birimde mi yoksa birimde talimat numarası alıp almadığı böylelikle görülebilir. Ayrıca gönderilen talimat işinin karşı birimde tevzi edilip numara alması halinde de “Dosya Bilgileri” panellerindeki “Esasın Talimatları” sekmesi ile talimat dosya bilgilerine de erişim imkanı bulunmaktadır.
Mustafa ÇINAR
Adalet Bakanlığı
Bilgi işlem Dairesi Başkanlığı
Hukuk Yazılımları Şube Müdürlüğü
İcra Daireleri Alt Sistemi
Adres : Ergazi Mah. Fatih Sultan Mehmet Bul.No: 448/B P.K.06370 Şaşmaz /
Yenimahalle /ANKARA